Wystawiasz faktury dla klientów z Niemiec, Polski czy Wielkiej Brytanii? A może kupujesz usługi z USA lub wysyłasz towary do Norwegii? Jeśli prowadzisz firmę w Holandii i masz kontrahentów za granicą, musisz dobrze rozumieć, jak działa fakturowanie międzynarodowe w Holandii. Inaczej narażasz się na błędy, które mogą Cię słono kosztować. Poznaj więc najważniejsze zasady, dzięki czemu Twoje faktury będą zgodne z przepisami. A Twoja firma zyska opinię rzetelnego partnera w międzynarodowym handlu.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Podatek BTW (VAT) a fakturowanie międzynarodowe
- Sprzedaż towarów wewnątrz UE
- Eksport, czyli sprzedaż towarów poza UE
- Podatek BTW od towarów nabywanych
- Verleggingsregeling, reverse charge a fakturowanie międzynarodowe
- Podatek VAT od usług świadczonych poza UE – co musisz wiedzieć?
- Deklaracje podatkowe w Holandii
- Fakturowanie międzynarodowe a wsparcie Biesek Advies & Boekhouding
Sprzedaż towarów wewnątrz UE
Sprzedajesz towary z Holandii do firmy zarejestrowanej w innym kraju Unii Europejskiej (np. do Polski czy Niemiec)? Mówimy wtedy o tzw. dostawie wewnątrzwspólnotowej, czyli ICL. Taka transakcja, poza pewnymi wyjątkami, zostaje opodatkowana stawką 0% VAT – po spełnieniu określonych warunków. Musisz więc:
- sprzedać towar firmie z innego kraju UE, która posiada ważny numer VAT w tym kraju, co sprawdzisz w systemie VIES Komisji Europejskiej;
- udowodnić, że towary faktycznie opuściły Holandię i zostały dostarczone do innego państwa UE;
- zamieścić na fakturze adnotację o zastosowaniu 0% stawki VAT, numer VAT swój i nabywcy oraz informacje wskazujący, że przesyłka jest dostawą wewnątrzwspólnotową.
Jeśli zaś sprzedajesz towary osobom prywatnym w innych krajach UE (czyli konsumentom bez numeru VAT), wtedy zazwyczaj musisz naliczyć VAT według stawki obowiązującej w kraju zamieszkania Twojego klienta. A następnie odprowadzić go do tamtejszego urzędu skarbowego.
Istnieje jednak próg 10 000 euro łącznej sprzedaży na odległość w ciągu roku kalendarzowego do wszystkich krajów UE. Jeśli Twoja roczna sprzedaż do konsumentów w UE nie przekracza tej kwoty, możesz nadal naliczać holenderski VAT i rozliczać go w Holandii. Gdy przekroczysz ten próg, musisz zacząć naliczać VAT kraju klienta.
Eksport, czyli sprzedaż towarów poza UE
Sprzedając towary do krajów spoza UE (np. Wielkiej Brytanii, Norwegii, Chin czy USA), dokonujesz ich eksportu. Wtedy również naliczasz 0% VAT. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy Twój klient jest firmą, czy osobą prywatną.
Musisz jednak posiadać dokumenty potwierdzające, że towary faktycznie opuściły terytorium UE. Mogą to być m.in. dokumenty celne (eksportowe) czy listy przewozowe (CMR, konosament – morski list przewozowy, lotniczy list przewozowy).
Podatek BTW od towarów nabywanych
Jeśli kupujesz towary od dostawcy z innego kraju Unii Europejskiej, mamy do czynienia z nabyciem wewnątrzwspólnotowym (ICV). W większości przypadków otrzymasz od swojego dostawcy fakturę z 0% VAT. I to Ty, jako nabywca w Holandii, jesteś odpowiedzialny za rozliczenie holenderskiego VAT od tego zakupu w holenderskim fiskusie – Belastingdienst.
Kupujesz towary od dostawcy z kraju spoza UE (np. z Japonii, Chin czy UK)? Mówimy wtedy o imporcie. Zazwyczaj otrzymasz fakturę od zagranicznego dostawcy bez naliczonego VAT. W tym przypadku BTW z reguły płacisz na granicy. To urząd celny naliczy i pobierze podatek VAT w momencie, gdy przesyłka wjedzie na teren UE.
Verleggingsregeling, reverse charge a fakturowanie międzynarodowe
Verleggingsregeling (odwrotne obciążenie) to ogólna zasada w holenderskim prawie VAT (art. 12 Wet OB 1968), która przenosi obowiązek zapłaty VAT z dostawcy na nabywcę w określonych sytuacjach. Ma zastosowanie w transakcjach międzynarodowych, jak i krajowych w Holandii, np. w przypadku specyficznych branż, takich jak budownictwo czy recykling.
Inaczej mówiąc, jeśli firma z zagranicy sprzedaje coś lub świadczy usługę firmie w Holandii, a sama nie ma tu siedziby, oddziału ani biura, to obowiązek rozliczenia holenderskiego VAT-u spoczywa na nabywcy, czyli na tej firmie w Holandii.
Reverse charge to natomiast nazwa konkretnego mechanizmu, który jest stosowany głównie w transakcjach międzynarodowych. Ten mechanizm odwrotnego obciążenia oznacza, że to nabywca towarów lub usług jest odpowiedzialny za rozliczenie VAT w swoim kraju, a nie dostawca. Dzięki temu uproszczeniu nie trzeba rejestrować się do celów VAT w każdym kraju, w którym ma się klientów. Pod warunkiem że faktury są wystawione poprawnie.
Kiedy stosuje się reverse charge?
Mechanizm odwrotnego obciążenia najczęściej stosowany jest w przypadku świadczenia usług i dostaw towarów pomiędzy firmami zarejestrowanymi w różnych krajach Unii Europejskiej. Dlatego holenderska firma, która świadczy usługę firmie z Niemiec, wystawia fakturę bez VAT, a niemiecki klient rozlicza podatek samodzielnie w swoim kraju.
Reverse charge może również dotyczyć również usług kupowanych od dostawców spoza Unii Europejskiej (np. z USA, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii). W takim przypadku to nabywca, np. firma zarejestrowana w Holandii, musi samodzielnie naliczyć i rozliczyć VAT w kraju swojej siedziby.
Jak poprawnie wystawić fakturę z mechanizmem reverse charge?
Aby faktura była zgodna z przepisami, musi zawierać:
- numer VAT sprzedawcy i nabywcy (jeśli dotyczy);
- informację o zastosowaniu mechanizmu odwrotnego obciążenia – np. adnotację „Reverse charge” (angielski) czy „BTW verlegd” (niderlandzki);
- kwota transakcji, ale bez naliczonego VAT;
- wskazanie podstawy prawnej (opcjonalnie, ale zalecane).
Podatek VAT od usług świadczonych poza UE – co musisz wiedzieć?
Świadcząc usługi klientom spoza Unii Europejskiej, sposób rozliczenia VAT zależy od tego, kto jest Twoim odbiorcą.
- Dla firm spoza UE
Zazwyczaj wystawiasz fakturę bez holenderskiego VAT. Klient rozlicza podatek we własnym kraju. Musisz jednak zweryfikować, czy przepisy VAT w kraju klienta, ponieważ w niektórych przypadkach może być wymagana lokalna rejestracja VAT. - Dla osób prywatnych i organizacji bez numeru VAT
Najczęściej musisz naliczyć holenderski VAT, tak jakby usługa była świadczona w kraju. Dotyczy to np. klientów z Norwegii, którzy nie mają rejestracji VAT. - Usługi cyfrowe
Telekomunikacja, streaming, oprogramowanie itp. Niezależnie od tego, czy świadczysz je firmie, czy osobie prywatnej, VAT powinien być rozliczony w kraju klienta.
Deklaracje podatkowe w Holandii
Transakcje międzynarodowe muszą być prawidłowo zgłaszane w poniższych deklaracjach.
BTW-aangifte, czyli holenderska deklaracja VAT
- Sekcja 1
Tutaj wykazujesz sprzedaż towarów i usług z holenderskim VAT, np. dla konsumentów w Holandii lub w innych krajach UE, jeśli Twoja sprzedaż na odległość nie przekracza progu 10 000 euro rocznie. - Sekcja 3a
W tej sekcji wykazujesz wartość towarów eksportowanych poza UE (ze stawką 0%). - Sekcja 3b
Tutaj wykazujesz wartość dostaw wewnątrzwspólnotowych towarów (ze stawką 0%) oraz usług świadczonych firmom z innych krajów UE (z zastosowaniem reverse charge). - Sekcja 4a
Tutaj wykazujesz wartość importowanych usług nabytych od firm spoza UE, gdzie Ty rozliczasz VAT. - Sekcja 4b
W tej sekcji wykazujesz wartość wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów oraz usług nabytych od firm z innych krajów UE (gdzie Ty rozliczasz VAT). - Sekcja 5b
Tutaj odliczasz VAT zapłacony lub rozliczony w transakcjach międzynarodowych, jeśli przysługuje Ci do tego prawo.
Opgaaf ICP
To deklaracja dostaw wewnątrzwspólnotowych. Musisz ją składać dodatkowo poza BTW-aangifte – zgodnie z ustalonymi terminami. W jakich sytuacjach? Jeśli dokonywałeś dostaw wewnątrzwspólnotowych towarów lub świadczyłes usługi firmom z innych krajów UE z zastosowaniem reverse charge.
W tej deklaracji podajesz numery VAT swoich klientów z UE oraz wartość obrotu z każdym z nich. Suma wartości wykazanych w ICP powinna odpowiadać sumie w sekcji 3b BTW-aangifte.
Kiedy nie deklarować BTW?
Jeśli świadczysz usługi firmom spoza UE, zazwyczaj nie musisz deklarować holenderskiego VAT. Twój klient rozlicza VAT w swoim kraju. Warto jednak sprawdzić lokalne przepisy kraju klienta.
Fakturowanie międzynarodowe a wsparcie Biesek Advies & Boekhouding
Prawidłowe zastosowanie stawek, odpowiednie adnotacje na fakturach i właściwe ujęcie transakcji w deklaracjach to podstawa. Zaniedbania w tym obszarze mogą prowadzić do podwójnego opodatkowania, konieczności rejestracji VAT w innym kraju, a w najgorszym przypadku – do kontroli i dotkliwych kar. Właśnie dlatego tak ważne jest, by znać zasady i stosować je w praktyce. A w razie wątpliwości warto skorzystać z narzędzi udostępnianych przez Belastingdienst.
Jednak nie każdy przedsiębiorca ma czas, by śledzić zmieniające się przepisy, badać status kontrahenta czy analizować niuanse fakturowania transgranicznego. I nie musi, bo wystarczy zdać się na sprawdzone wsparcie. Biesek Advies & Boekhouding od lat wspiera polskich przedsiębiorców działających w Holandii. Zarówno w codziennej księgowości, jak i w bardziej skomplikowanych sprawach związanych z handlem międzynarodowym.
Nie ryzykuj i rozwijaj swój biznes bez granic! Skontaktuj się ze sprawdzonym biurem księgowym, by mieć pewność, że Twoje fakturowanie międzynarodowe jest zgodne z prawem.