1. Administrator danych
Administratorem danych jest Biesek Advies & Boekhouding B.V., KvK 42088227, BTW NL869655760B01, Diepenhorstlaan 2W, 2288 EW Rijswijk, Holandia. W sprawach prywatności napisz na info@biesekadvies.nl albo zadzwoń: +31 70 720 0086. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
Polityka dotyczy odwiedzających stronę, osób, które piszą do nas lub do nas dzwonią, leadów i prospektów, klientów biznesowych i konsumentów, ich przedstawicieli, beneficjentów rzeczywistych (UBO), członków zarządu, pracowników i kontaktów klientów, kandydatów, dostawców oraz innych osób występujących w dokumentach.
2. Nasza rola
Jesteśmy samodzielnym administratorem w zakresie akceptacji klienta, Wwft, obowiązków podatkowych i zawodowych, umów, własnej dokumentacji, fakturowania, incasso, bezpieczeństwa, reklamacji, komunikacji i strony internetowej. Przy czynnościach administracyjnych wykonywanych wyłącznie w imieniu klienta biznesowego możemy być podmiotem przetwarzającym; wtedy obowiązuje umowa powierzenia przetwarzania danych. Rolę określa faktyczna kontrola nad celem i środkami przetwarzania.
3. Dane, cele i podstawy prawne
| Przetwarzanie | Dane | Podstawa |
|---|---|---|
| Strona internetowa | Dane techniczne połączenia (adres IP, przeglądarka, adres strony, czas), dziennik serwera | Uzasadniony interes: działanie i bezpieczeństwo strony |
| Formularz kontaktowy, zapytanie, rezerwacja konsultacji | Imię i nazwisko, kontakt, język, treść wiadomości, wybrany termin, źródło wizyty (kampania); przy rezerwacji potwierdzenie i przypomnienie e-mailem oraz przez WhatsApp na podany numer telefonu | Działania przed zawarciem umowy; uzasadniony interes: odpowiedź na zapytanie |
| Czat z asystentem AI (punkt 4) | Pytania i odpowiedzi; przy przekazaniu do zespołu także imię, telefon lub e-mail, preferowany kanał i przebieg rozmowy | Uzasadniony interes: odpowiedź na pytanie ogólne; zgoda przy przekazaniu pytania zespołowi |
| Rozmowy telefoniczne (punkt 5) | Numer telefonu, data i czas, nagranie, tekst rozmowy i streszczenie | Uzasadniony interes: udokumentowanie ustaleń, utworzenie zadania, jakość obsługi |
| Zamówienia przez formularze i płatności online | Dane z formularza (także BSN, gdy jest wymagany), dokumenty, dane płatności | Umowa; obowiązek prawny (faktury, podatki) |
| Akceptacja klienta, Wwft i sankcje | Tożsamość, KvK, UBO, umocowanie, ryzyko i transakcje | Obowiązek prawny; rzetelność usług |
| Księgowość, deklaracje, kadry, doradztwo | Administracja, faktury, BSN gdy wymagany, finanse, płace i personel | Umowa; obowiązek prawny; polecenie administratora (przy powierzeniu) |
| Umowa, podpis, płatności i incasso | Umowa, podpis i ślad audytu, IBAN, faktury i płatności | Umowa; obowiązek prawny; dowody i dochodzenie należności |
| Odstąpienie od umowy i reklamacje | Treść oświadczenia lub reklamacji, dane kontaktowe, data i godzina | Obowiązek prawny; uzasadniony interes: obsługa i dowody |
| Marketing e-mailowy (punkt 6) | Adres e-mail, imię, preferencje, informacja o otwarciu i kliknięciu | Zgoda; u klientów uzasadniony interes (podobne usługi) z możliwością rezygnacji w każdej wiadomości |
| Statystyki i reklamy na stronie (punkt 7) | Identyfikatory cookies, odwiedzone strony, zdarzenia (np. rezerwacja) | Zgoda |
| Bezpieczeństwo, skargi i roszczenia | Logi, urządzenie, korespondencja, skarga i incydent | Obowiązek prawny; uzasadniony interes: bezpieczeństwo i obrona roszczeń |
4. Czat z asystentem AI
Na stronie działa czat z asystentem AI, wyraźnie oznaczonym jako asystent AI. Asystent odpowiada wyłącznie zatwierdzonymi przez biuro tekstami o usługach, cenach, procedurach i godzinach pracy. Nie udziela indywidualnych porad podatkowych; sprawy indywidualne przekazuje zespołowi.
- Rozmowa jest zapisywana tylko w Twojej przeglądarce (sessionStorage) i znika po zamknięciu karty. Zapis zaczyna się dopiero, gdy zadasz pierwsze pytanie.
- Aby wybrać pasującą odpowiedź, pytanie trafia do modelu językowego w usłudze Scaleway Generative APIs (Scaleway SAS, Paryż, Unia Europejska). Przed wysłaniem usuwamy z pytania numery BSN, IBAN, kart płatniczych i dokumentów oraz adresy e-mail i numery telefonów. Model nie pisze własnych odpowiedzi: wybiera jedną z zatwierdzonych albo przekazuje pytanie zespołowi.
- Pytania, na które asystent nie miał odpowiedzi, zapisujemy bez danych kontaktowych i z ukrytymi numerami przez 30 dni, żeby uzupełniać bazę odpowiedzi.
- Gdy przekazujesz pytanie zespołowi, podajesz imię, telefon lub e-mail i preferowany kanał odpowiedzi (WhatsApp, telefon, e-mail) i wyrażasz zgodę na zapisanie rozmowy. Wtedy pytanie i przebieg rozmowy trafiają do systemu biura jako zgłoszenie, a zespół odpowiada najpóźniej następnego dnia roboczego. Zgodę możesz wycofać, pisząc na info@biesekadvies.nl.
- Nie wpisuj w czacie numeru BSN ani danych bankowych.
5. Rozmowy telefoniczne
Rozmowy telefoniczne z biurem są nagrywane. Nagranie przechowuje dostawca telefonii biura (ClearVox) zgodnie z ustawieniami swojej usługi; informację o okresie przechowywania podamy na życzenie. Nagranie zamieniamy na tekst w usłudze Scaleway (centrum danych w Paryżu), a następnie model językowy biura (Claude, Anthropic, poza EOG) przygotowuje streszczenie, które sprawdza i zatwierdza pracownik. Na tej podstawie powstaje zadanie, a klient może dostać pisemne podsumowanie ustaleń.
Tekst rozmowy (transkrypcję) usuwamy z systemu biura po 90 dniach; samego nagrania nie zapisujemy w systemie biura. Streszczenie zostaje w aktach klienta albo leada i jest przechowywane tak jak te akta. Podstawą jest nasz uzasadniony interes: udokumentowanie ustaleń, sprawna obsługa sprawy i jakość. Możesz wnieść sprzeciw, mówiąc o tym na początku rozmowy albo pisząc do nas.
6. Marketing e-mailowy
Wiadomości o nowościach, poradnikach z bloga i promocjach wysyłamy z adresu info@biesekadvies.nl: osobom, które wyraziły na to zgodę (na przykład zaznaczając pole w formularzu), oraz naszym klientom w sprawie podobnych usług. Każda wiadomość zawiera link do wypisania się; wypisanie działa od razu i nie wymaga logowania. Rejestrujemy otwarcie wiadomości i kliknięcia, żeby wiedzieć, które treści są przydatne. Po wypisaniu zachowujemy sam adres na liście wykluczeń, żeby nie wysłać do niego kolejnej wiadomości.
7. Cookies, statystyki i piksele reklamowe
Bez Twojej zgody strona używa tylko tego, co jest niezbędne do jej działania (na przykład zapamiętania Twojego wyboru dotyczącego cookies). Narzędzia statystyczne (Google Analytics) i reklamowe (Google Ads, piksel Meta, piksel TikTok) ładują się dopiero po zgodzie i tylko w kategorii, którą zaakceptujesz. Dostawcy tych narzędzi mogą przetwarzać dane poza EOG. Mapa Google na stronie kontaktowej ładuje się dopiero po kliknięciu. Szczegóły: Polityka cookies.
8. Źródła danych i dane obowiązkowe
Dane otrzymujemy od Ciebie, od klienta, z rejestrów publicznych, od Belastingdienst i innych organów, poprzednich doradców, banków, pracodawców i innych zaangażowanych stron. O danych pozyskanych pośrednio informujemy zgodnie z art. 14 RODO, chyba że obowiązuje wyjątek. Dane identyfikacyjne, podatkowe, kontaktowe, dotyczące zlecenia i płatności mogą być wymagane prawem lub umową. Bez nich nie przeprowadzimy akceptacji, badania klienta, deklaracji, płatności ani usługi. Pozostałe dane są dobrowolne.
9. Automatyzacja i AI
Systemy biura mogą importować dane, sprawdzać kompletność, aktualizować relacje i zadania, generować dokumenty i planować wiadomości. Nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki w rozumieniu art. 22 RODO; oceny akceptacyjne, Wwft i podatkowe podejmuje upoważniony pracownik. Identyfikowalne dane klientów nie służą do trenowania modeli AI. Każdy nowy dostawca AI przechodzi ocenę konieczności, umów, bezpieczeństwa, retencji i transferu.
10. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Dane przekazujemy tylko w niezbędnym zakresie:
- Scaleway SAS (Francja): serwery, baza danych i pliki systemu biura oraz strona internetowa, centrum danych w Amsterdamie; zamiana nagrań rozmów telefonicznych na tekst (Scaleway Generative APIs, Paryż); gdy nie jest włączony Claude, także model językowy w usłudze Scaleway Generative APIs (Paryż): wybór odpowiedzi w czacie i streszczenia rozmów.
- Microsoft (Microsoft 365): poczta e-mail, kalendarz i dokumenty biurowe.
- Anthropic (model językowy Claude, USA), gdy jest włączony: wybór odpowiedzi w czacie, streszczenia rozmów i pomoc w przygotowaniu tekstów, zawsze z kontrolą pracownika.
- ClearVox: telefonia biura i nagrania rozmów.
- Mollie B.V. (Holandia): płatności online.
- Exact (Exact Online): fakturowanie i pobrania SEPA od klientów biznesowych.
- SnelStart, Fiscaal-Online i Nmbrs: księgowość klientów, deklaracje i płace.
- PKIsigning: elektroniczny podpis umów i dokumentów.
- AdminPulse: dotychczasowy system biura, do zakończenia przeniesienia danych do nowego systemu.
- Meta (WhatsApp Business): wiadomości, jeśli piszesz do nas przez WhatsApp, oraz potwierdzenie i przypomnienie o zarezerwowanej konsultacji, wysyłane na numer telefonu podany przy rezerwacji. Jeśli nie chcesz tych wiadomości na WhatsApp, odpisz STOP; potwierdzenie i przypomnienie e-mailem dostaniesz nadal.
- Google, Meta i TikTok: statystyki i reklamy, tylko po Twojej zgodzie.
- Hostinger: rejestracja domeny.
- Belastingdienst, KVK i inne organy, doradcy, ubezpieczyciele, windykatorzy i następcy prawni, gdy wymaga tego prawo lub sprawa.
Podmioty przetwarzające otrzymują tylko potrzebny dostęp i odpowiednie obowiązki umowne. Rola prawna zależy od usługi.
11. Transfer poza EOG
Preferujemy Holandię i EOG. Część dostawców (Anthropic, Meta przy wiadomościach WhatsApp, a po Twojej zgodzie także Google, Meta i TikTok) przetwarza dane poza EOG, w szczególności w USA. Stosujemy wtedy decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny ważny mechanizm oraz dodatkowe zabezpieczenia. Informacje i kopię zabezpieczeń otrzymasz na żądanie pod info@biesekadvies.nl.
12. Okresy przechowywania
| Kategoria | Okres lub kryterium |
|---|---|
| Leady i prospekty (dane kontaktowe i notatki) | Do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu; po odmowie akceptacji zasadniczo 12 miesięcy |
| Zgłoszenia z formularzy na stronie (także formularz kontaktowy, pytania przekazane z czatu, zamówienia i odstąpienia) | Do końca ustawowego okresu przechowywania dokumentów: zasadniczo 7 lat od końca roku, w którym wpłynęły; przy współpracy co najmniej do 5 lat po jej zakończeniu, gdy wymaga tego Wwft |
| Rozmowa z asystentem w przeglądarce | Do zamknięcia karty przeglądarki |
| Pytania do asystenta bez odpowiedzi (bez danych kontaktowych) | 30 dni |
| Transkrypcje rozmów telefonicznych | 90 dni; streszczenie zostaje w aktach klienta albo leada |
| Nagrania rozmów u dostawcy telefonii | Zgodnie z ustawieniami dostawcy telefonii (ClearVox); informacja na życzenie |
| Administracja podatkowa i faktury | Zasadniczo 7 lat; 10 lat tylko dla danych objętych takim obowiązkiem |
| Dokumentacja Wwft | 5 lat po zakończeniu relacji lub transakcji, z zastrzeżeniem nakazu prawnego |
| Umowy i ślad audytu | Czas trwania relacji plus 7 lat; dłużej przy konkretnym roszczeniu |
| Reklamacje i odstąpienia od umowy | Zasadniczo 5 lat po zakończeniu sprawy; dłużej przy postępowaniu |
| Marketing e-mailowy | Do wypisania; potem tylko adres na liście wykluczeń |
| Rejestr zgód na cookies (losowy identyfikator, wybór, data, bez adresu IP) | 13 miesięcy |
| Logi bezpieczeństwa | Zasadniczo 90 dni; dłużej przy incydencie, obowiązku lub badaniu |
13. Bezpieczeństwo i naruszenia
Stosujemy między innymi minimalne uprawnienia, indywidualne konta, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, szyfrowanie transmisji i przechowywania, zarządzanie sekretami, ograniczone logi, kopie zapasowe, aktualizacje, kontrolę dostawców, poufność i obsługę incydentów. Podejrzenie naruszenia zgłoś na info@biesekadvies.nl albo telefonicznie: +31 70 720 0086.
14. Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, informacji o transferze, wnieść sprzeciw oraz wycofać zgodę w każdej chwili (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem). Stosujemy proporcjonalną identyfikację i odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca. Prawo i prawa innych osób mogą ograniczyć realizację żądania (na przykład obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych). Jak usunąć dane: Usunięcie danych.
Masz prawo wnieść skargę do Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
15. Zmiany
Istotne zmiany zapowiadamy. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie. Poprzednia wersja z 25 sierpnia 2026 r.:
Polityka prywatności 25.08.2026 (PDF)Privacyverklaring 25.08.2026 (PDF, NL)