Kupujesz materiały w hurtowni, płacisz gotówką, a paragon ląduje gdzieś na dnie samochodu? W branży budowlanej i instalacyjnej to codzienność, ale w Holandii może Cię to słono kosztować. Holenderski sąd uznał niedawno, że fiskus miał prawo oszacować zyski spółek, bo gotówkowych kosztów zakupu nie dało się wiarygodnie wykazać. Dowiedz się, jakie dokumenty warto mieć, by odliczenie kosztów materiałów budowlanych w Holandii nie zostało zakwestionowane.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Co orzekł sąd w sprawie gotówkowych zakupów?
- Kiedy fiskus może oszacować zysk firmy?
- Jakie dokumenty warto mieć, żeby uprawdopodobnić koszty zakupu?
- Jak wygląda to w codziennej pracy firmy budowlanej i instalacyjnej?
- Jak płacić za materiały, żeby ograniczyć ryzyko?
- Czy to dotyczy tylko spółek BV, czy także ZZP i DGA?
Co orzekł sąd w sprawie gotówkowych zakupów?
Rechtbank Noord-Holland (sąd pierwszej instancji w prowincji Holandia Północna) zajął się sprawą trzech spółek (BV). Inspektor oszacował ich zyski, ponieważ księgowość nie była wiarygodna. Chodziło o gotówkowe koszty zakupu, które nie zostały uprawdopodobnione.
Sąd przyznał rację inspektorowi. Gotówkowe koszty zakupu w dużej mierze nie zostały uprawdopodobnione, ponieważ brakowało wiarygodnej księgowości. Skutek był prosty: tych kosztów nie można było odliczyć.
Co ważne, wyrok nie mówi, że płacenie gotówką jest zakazane. Problemem był brak dowodów i śladu w księgach.
Kiedy fiskus może oszacować zysk firmy?
Gdy księgowość nie wzbudza zaufania, Belastingdienst (holenderski urząd skarbowy) nie musi przyjmować Twoich liczb na wiarę. W takiej sytuacji inspektor może oszacować zysk firmy.
Oznacza to, że koszty, których nie da się udokumentować, mogą nie pomniejszyć podstawy opodatkowania. Dlatego zysk przyjęty w oszacowaniu może być wyższy niż ten, który faktycznie zostaje w firmie.
Jednak diabeł tkwi w szczegółach: nie chodzi o samą gotówkę, tylko o to, czy każdy wydatek da się powiązać z dokumentem i wpisem w księgach.
Jakie dokumenty warto mieć, żeby uprawdopodobnić koszty zakupu?
Niezależnie od opisanego wyroku, dobrą praktyką jest mieć komplet dokumentów do każdego kosztu. W praktyce obejmuje to zwykle:
- fakturę lub rachunek od sprzedawcy materiałów, a nie sam odręczny zapis;
- umowę lub zlecenie, które pokazuje, po co materiały kupiono;
- dowód zapłaty, najlepiej taki, który zostawia ślad na rachunku;
- wpis w księgach, który łączy zakup z konkretną działalnością firmy.
Pamiętaj też, że dokumentację księgową przechowuje się 7 lat (10 lat w przypadku nieruchomości). Szczegółowe wymogi sprawdzisz na stronie Belastingdienst.
Jak wygląda to w codziennej pracy firmy budowlanej i instalacyjnej?
Weźmy przykład. Pan Adam prowadzi w Holandii firmę remontową i w ciągu miesiąca robi kilka szybkich zakupów w hurtowni. Płaci gotówką, bo tak jest najszybciej, a część paragonów gubi między jednym zleceniem a drugim.
Gdy po latach pojawia się kontrola, na koncie widać wpłaty od klientów, ale po stronie kosztów brakuje dowodów. Podobny brak dowodów był problemem w opisanym wyroku, choć tamte sprawy dotyczyły spółek, a nie jednoosobowych firm.
Zatem w branży, w której materiały to duża część wydatków, porządek w dokumentach jest ważny tak samo jak jakość wykonanej roboty.
Jak płacić za materiały, żeby ograniczyć ryzyko?
Nie ma jednej metody dla wszystkich, ale kilka nawyków sprawdza się w większości firm:
- płać przelewem lub kartą, gdy tylko to możliwe, bo bank sam tworzy ślad transakcji;
- jeśli płacisz gotówką, od razu poproś o fakturę z danymi sprzedawcy i zachowaj ją;
- zapisuj, do którego zlecenia należą zakupione materiały;
- przekazuj dokumenty do księgowości regularnie, a nie dopiero przed aangifte (deklaracją podatkową);
- nie wyrzucaj paragonów i faktur przed upływem okresu przechowywania.
Dzięki temu w razie pytań fiskusa możesz pokazać, na co poszły pieniądze, zamiast tłumaczyć się z domysłów.
Czy to dotyczy tylko spółek BV, czy także ZZP i DGA?
Wyrok zapadł w sprawie spółek, więc w tle jest podatek od osób prawnych (vennootschapsbelasting). Warto jednak pamiętać o ogólnej zasadzie, która nie wynika z tego orzeczenia: przedsiębiorca powinien umieć wykazać swoje koszty wiarygodną księgowością, niezależnie od formy prawnej, w której działa.
Jako ZZP-er, właściciel BV czy DGA (dyrektor-wspólnik spółki) odpowiadasz za to, by księgi odzwierciedlały rzeczywistość. Jak oceni to konkretny inspektor w konkretnej sprawie, zależy od okoliczności, dlatego w niejasnych sytuacjach warto skonsultować się z księgowym.
Przepisy i orzecznictwo zmieniają się z roku na rok, a opisane zasady dotyczą stanu na 2026 rok. Aktualne informacje znajdziesz na stronie Belastingdienst.
Materiały płacone gotówką a wsparcie Biesek Advies & Boekhouding
Prowadzenie firmy budowlanej czy instalacyjnej w Holandii to praca na budowie, a nie przy papierach, ale formalności potrafią przytłoczyć. Dlatego zamiast zbierać paragony w schowku samochodu, postaw na współpracę z biurem Biesek Advies & Boekhouding. Faktury przekazujesz nam raz w miesiącu przez aplikację.
Obsługujemy także spółki BV i ich właścicieli (DGA), a korespondencję z Belastingdienst prowadzimy za Ciebie. Pamiętaj, że rzetelna dokumentacja kosztów ma duże znaczenie przy odliczeniach. Umów się na bezpłatną konsultację i porozmawiaj z nami o tym, jak podejść do dokumentowania kosztów w Twojej firmie.
Zobacz też:
Chcę mieć porządek w kosztach i umawiam się na bezpłatną konsultację
